Webwork-Tools - Dem Webworker seine Werkzeugkiste

Dokumente gemeinsam besprechen und bearbeiten

Eine Online-Besprechung ohne Stift und Papier macht doch nur halb so viel Spaß und die Gefahr aneinander vorbei zu reden ist auch relativ groß. Mit ShowDocument ist die Gefahr gebannt.

Mit dem Online-Dienst kann man Online-Meetings abhalten und sich "gemeinsam" über ein Dokument beugen und es mit Notizen oder ähnlichem versehen. Dabei hat man die Auswahl zwischen einer weißen Tafel, auf der man selber Sachen skizzieren oder schreiben kann, einer bestimmten Website, einem reinen Texteditor oder einem eigenen hochgeladenen Dokument. Dabei werden viele gängige Formate unterstützt: PDF, Microsoft-Office (doc, xls, ppt), RTF, verschiedene Bildformate (jpg, gif, png, bmp), Textdateien (csv, txt, xml), Open Office (odt, ods, odp, odg).

Bearbeitete Dokumente können im Anschluss sogar als PDF-Dokumente gedownloadet werden. Registrieren oder anmelden muss man sich bei dem kostenlosen Dienst nicht, hat aber einige (nicht unwesentliche) Vorteile dadurch: u. a. keine Wasserzeichen auf hochgeladenen Dokumenten, die Session kann bis zu 60 Minuten dauern (ohne nur 15 Minuten), bis zu 10 Dokumente können online gespeichert werden. Außerdem kann man die URL unter der die Session stattfindet selbst festlegen.

Besonders hilfreich ist auch das integrierte Chatfenster, in dem man sich mit den anderen Teilnehmern austauschen kann, außerdem sieht man live was diese gerade am Dokument ändern. Interessant (kann ich leider nicht testen) ist natürlich auch die Möglichkeit ShowDocument auf einem Handy mit Windows Mobile zu betreiben. Wer lieber den Spaßfaktor der Anwendung nutzen möchte: es ist auch möglich gemeinsam You-Tube-Videos anzuschauen oder auf Google Maps zu stöbern.

Alles in allem ein wirklich gelungener Online-Dienst: einfache und intuitive Bedienung, die einem die ein oder andere Besprechung sicherlich erleichtern kann. Und Spaß macht es auch!

docx-Datei jetzt auch mit Google Docs öffnen

Leider habe ich den genauen Zeitpunkt wohl verpasst. Aber gerade ist mir aufgefallen, dass Google Docs (offiziell ja Google text & tabellen) jetzt auch *docx-Dokumente zum Importieren bzw. Hochladen akzeptiert, also die "neuen" Word-Dokumente. So muss man keine Umwege mehr gehen, wenn man nicht Office 2007 installiert hat.

PDF-Dokumente online bearbeiten

PDF-Dokumente erstellen kann man auf vielfältige Weise: mit dem Spezialisten Adobe, mit einem Online-Konverter, mit einem "getarnten" Drucker, mit einem Bookmarklet oder einem Browser-Addon, aber nicht bei allen Methoden kann man die Dokumenteigenschaften angeben oder sogar eine Passwortsicherung integrieren.

Das geht allerdings mit dem PDFHammer. Hier kann man sein PDF-Dokument hochladen und es dann bearbeiten. Ok, "bearbeiten" ist vielleicht etwas übertrieben, den Inhalt kann man nämlich nicht beeinflussen, was aber geht ist folgendes:

• Mehrere PDF-Dokumente zu einem einzelnen Dokument zusammenführen.
• Die einzelnen Seiten eines PDF-Dokumentes löschen oder ihre Reihenfolge ändern.
• Ein Passwort festlegen, so dass das PDF-Dokument nicht von unbefugten geöffnet werden kann.
• Die Metadaten (Autor, Titel, Thema, Schlagworte) einer PDF-Datei angeben.

PDF-Dokument mit PrimoPDF erstellen

Um PDF-Dokumente zu erstellen gibt es sicherlich viele Wege, die zum Ziel führen. Zwei Online-Lösungen (KoolWIRE und Primo) und habe ich hier ja bereits vorgestellt. Bei letzterem Anbieter gibt es auch ein Desktop-Programm, dass als Drucker "getarnt" seine Arbeit macht. Die kostenlose Variante PrimoPDF möchte ich hier kurz vorstellen.

Nach der wirklich kinderleichten Installation gesellt sich PrimoPDF zu den Druckern und ist folglich auch dort aufzurufen.

Möchte man also ein Dokument umwandeln, begibt man sich in das Druckmenü und wählt dort PrimoPDF als Drucker aus. Danach öffent sich die Bedienoberfläche von PrimoPDF.

Hier kann man nun auswählen für welchen Zweck das PDF gedacht ist: Bildschirmausgabe, Druck, E-Book, Druckvorstufe oder "custom"? Außerdem kann man einen Titel, Autor, Thema und Stichworte angeben, die später als Eigenschaft des Dokumentes auftauchen. Interessant – vor allen Dingen wenn man das Dokument weitergeben möchte – ist auch die Möglichkeit die Sicherheitseinstellungen zu bestimmen. So kann man das Dokument mit einem Passwort schützen und/oder für die nachträgliche Bearbeitung sperren. So kann man festlegen welche Art von Änderungen (falls überhaupt) gemacht werden dürfen und ob das Dokument gedruckt werden darf.

Sowohl die Eigenschaften wie auch die Sicherheitseinstellungen kann man speichern, so dass man sie nicht immer neu eingeben muss.

Zu guter Letzt kann man Speicherort und Name des zu erstellenden PDF-Dokumentes festlegen und auswählen, ob man es direkt angezeigt bekommen oder es als E-Mail versenden möchte. Mit PrimoPDF hat man sogar die Möglichkeit ein bereits umgewandeltes PDF zu ergänzen, sprich: weitere Seiten dranzuhängen.

Alles in Allem hat PrimoPDF m. E. alles was man für den "Hausgebrauch" bei der Umwandlung von Dokumenten in PDF-Dokumente benötigt.

PDF-Dokumentationen finden

Wenn man auf der Suche nach ausführlichen Anleitungen ist, wird man häufig in Form von PDF-Dokumenten fündig. Warum also nicht gleich danach suchen? Mit dem PDFGeni kann man gezielt nach PDF-Dokumenten im Web suchen. Der Service ist scheint auf Google zuzugreifen, befindet sich aber noch im Beta-Stadium.

Die gezielte Suche nach PDF-Dokumenten kann man nicht nur auf der Seite selber (auch für iPhone optimiert) durchführen, sondern auch in die Firefox-Suchleiste einbinden.

Mea culpa – Xoopit indiziert vollständig

Sehr gespannt habe ich auf die Reaktion von Xoopit gewartet, die ich ja angeschrieben hatte, weil sie in meinem Postfach sehr merkwürdige Bilder und Videos gefunden hatten. Lange musste ich auf jeden Fall nicht warten, heute Abend war es soweit.

Rob fragte nach, ob ich auch ganz sicher nichts in meinem "Gesendet"- oder in meinem "Posteingang"-Ordner hätte. Während ich also gerade schrieb, dass ich dies schon mehrmals überprüft hätte, wollte ich noch einmal den letzten Check machen und etwas per Google Toolbar versenden. Das kam auch prompt an und so wechselte ich kurz in den Posteingangsordner. Die schon angefange Mail an Xoopit landete deswegen bei den Entwürfen.

Und als ich in den wechselte umd die Mail weiter zu schreiben fiel mein Blick auf uralte Mails (Juni!) bzw. Entwürfe. Da hatte ich per Google Toolbar Links bzw. Websites verschicken wollen, es aber doch nicht getan und Xoopit hat tatsächlich aus diesen uralten nie gesendeten Mails Bilder und Videos extrahiert. Da ich diese Mails irgendwie vergessen hatte und auch nie angeschaut waren mir die Bilder und Videos auch in keinster Weise bekannt vorgekommen.

Merkwürdig daran ist natürlich, dass diese Mails durchforstet werden, offiziell werden nur gesendete und empfangene Mails indiziert und merkwürdig ist die falsche zeitliche Einsortierung dieser Mails.

Insgesamt jedoch ein Lob an die Leute bei Xoopit für die schnelle und freundliche Redaktion. Die größte Fehlerquelle sitzt halt doch vor dem PC

Fremde Dateien im GMail-Postfach

"Wo ist denn blos das Dokument? Habe ich das nicht abgespeichert. Der hat mir das doch geschickt letzte Woche oder ist das doch schon zwei Wochen her?" Diese Fragen stelle ich mir von Zeit zu Zeit (obwohl man GMail wunderbar durchsuchen kann) und ich nehme an, dass ich damit nicht die einzige bin.

Was das Auffinden von Anhängen, seien es Bilder, Videos oder aber auch Dokumente angeht verspricht das Firefox-Addon Xoopit Abhilfe. Hat man das Addon installiert muss man sich zusätzlich (mit seinen GMail-Zugangsdaten) bei Xoopit registrieren. Dann kann man sich entweder bei Xoopit selber einloggen oder das ganze innerhalb seines eigenen GMail-Postfaches nutzen.

Xoopit bietet dann nämlich (beim ersten mal dauert es ein wenig bis alle Dateien indiziert sind) eine Übersicht über sämtliche E-Mail-Anhänge und diese kann man dann nach herzenslust durchsuchen.

Fremde Videos und Bilder

Allerdings war mein Erstaunen groß als ich Videos und Bilder fand, die ich angeblich verschickt haben soll, die ich aber in dem Moment zum ersten Mal sah! Diese Bilder und Videos wurden heute morgen um 4:44 bzw. 4:46 mit der Google Toolbar versendet und enthalten Inhalte, die mir fremder nicht sein könnten. Auffällig ist, dass mein Name minimal abgewandelt geschrieben ist. Anstatt einem "i" enthält mein Name ein "í" – mein Name ist allerdings so ungewöhnlich, dass ich wirklich bezweifle, ob es noch jemanden damit gibt.

Wie das jetzt passieren konnte ist mir bis dato völlig unklar. Verheddert sich Xoopit in seinen eigenen Daten und wirft da einiges durcheinander oder steht mein GMail-Konto und/oder meine Google Toolbar unter fremder Kontrolle und ich habe es bis dato nicht bemerkt?

Ich habe an die Betreiber eine E-Mail gesendet und bin jetzt auf die Erklärung gespannt.

Fazit: eigentlich wollte ich ein Tool beschreiben, das einem die Suche von Dateien in GMail erleichtert. Jetzt möchte ich diesen Artikel allerdings als Warnung verstanden wissen. Oder als "Hilfeschrei" an jemanden, der eine Idee hat wie diese fremden Bilder und Videos angeblich in meinem Namen verschickt wurden.

Das Geheimnis hat sich aufgeklärt.

PDF-Dokument erstellen

Vor kurzem habe ich den Dienst KoolWIRE vorgestellt, der es einem ermöglicht PDF-Dokumente online zu erstellen. Jetzt bin ich über den Online-Dienst von Primo gestolpert.

Hier hat man die Möglichkeit Dateien bis zu einer Größe von 5 MB hochzuladen. Diese werden in ein PDF-Dokument umgewandelt und dann an die angegebenen E-Mail-Adresse als Anhang geschickt. Die maximale Dateigröße ist bei diesem Dienst zwar kleiner als bei KoolWIRE, dafür ist die Vielfalt der umwandelbaren Dateiformate deutlich größer: 123, bmp, cgm, csv, dbf, dif, doc, dot, dxf, emf, eps, gif, hwp, jpeg, jpg, jtd, jtt, met, mml, odb, odf, odg, odm, odp, ods, odt, otg, oth, otp, ots, ott, pbm, pcd, pct, png, ppm, pps, ppt, psd, pts, ptt, ras, rtf, sda, sdc, sdd, sdp, sdw, sgf, sgl, sgv, slk, smf, stc, std, sti, stw, svm, sxc, sxd, sxg, sxi, sxm, sxt, sxw, tga, tif, tiff, txt, vor, vor, wb2, wk1, wks, wmf, wpd, wps, xbm, xls, xlt, xlw, xml, xpm

… ich gestehe, die wenigsten kenne ich

Aus diser Liste nicht ersichtlich ist der vielleicht interessanteste Aspekt von PrimoOnline. Man kann sich auch Webseiten umwandeln lassen.

Primo bietet zudem eine Desktop-Variante, sprich ein Programm zur Umwandlung in PDF-Dateien an.

PDF-Dokument erstellen

Nicht jeder benötigt ständig und dauerhaft ein Programm, das Office-Dokumente auch in PDF-Dokumente umwandeln kann, obwohl es davon (neben Adobe Acrobat) einige nennenswerte gibt, auf die wir hier in Zukunft auch noch eingehen werden. Und selbst wenn man auf seinem Arbeits-PC solch ein Programm hat, kann es sein, dass man doch mal "auf die schnelle" so eine Umwandlung machen möchte bzw. muss und gerade an einem fremden oder öffentlichen Internetzugang sitzt. Und da bietet sich ein Online-Dienst natürlich an.

KoolWIRE ist solch ein Online-Dienst. Grundsätzlich gibt es zwei verschieden Wege seine Dateien umzuwandeln, abhängig davon ob sie kleiner oder größe als 10 MB sind.

Sind die Daten größer als 10 MB lädt man Sie auf der Seite von KoolWIRE hoch (siehe Screenshot). Dafür wählt man die gewünschte Datei aus, gibt das Zielformat an und dann seine (gültige!) E-Mail-Adresse. An diese Adresse wird dann nämlich ein Link geschickt, der zum Download der umgewandelten Datei führt. weiterlesen…